La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro, que en nuestro caso sería de los archivos de gestión o de oficina al Archivo Central.
Los objetivos principales que se pretenden son los siguientes:
En caso de tener dudas respecto a la disponibilidad del documento original, es preferible no eliminar las copias. Así mismo todo expurgo o destrucción de documentos debe contar con su correspondiente evaluación y nunca destruir cuando se tenga duda al respecto.
El expurgo conviene realizarlo inmediatamente después de cerrarse el trámite para evitar la acumulación innecesaria de papeles en los archivos de oficina. Si no se hiciera en este momento, se deberá realizar en la fase de preparación de la transferencia de los documentos al Archivo General.
1. Acordar las fechas de traslado y aclarar dudas respecto a la forma de enviar la documentación:
2. Preparación de los documentos a transferir:
3. Formalización de la transferencia, que será responsabilidad e irá a cargo del organismo remitente: