El Archivo Universitario tendrá las siguientes competencias:

• Coordinar la gestión de los archivos de oficina, estableciendo procedimientos, y elaborando herramientas de descripción uniformes para facilitar la organización y acceso a la documentación activa, es decir durante su etapa de tramitación administrativa.
• Custodiar toda la documentación universitaria procedente de los archivos de oficina, actuar como archivo intermedio tratando la documentación semiactiva para que sirva de apoyo a la actividad administrativa, y actuar como archivo histórico conservando aquella documentación inactiva de la que se ha determinado su conservación definitiva, para que pueda ser consultada con fines de estudio e investigación.

Las competencias del Archivo, como Sistema de Gestión Documental, se concretarán en tres grandes áreas de actividad:

• La producción/recepción de los documentos mediante un sistema de clasificación de documentos, de aplicación a toda la institución, y que queda reflejado en el Cuadro de Clasificación.
• La conservación/eliminación estableciendo los períodos de permanencia en cada fase de archivo y su destino final, y que deberá de reflejarse en un Calendario de Conservación de documentos.
• La utilización mediante los pertinentes instrumentos de descripción de documentos, para recuperar y acceder a la información en cualquier soporte y formato: inventario, catálogo, etc.

1. Recolección y selección documental

El control del ingreso de la documentación, evitando la duplicidad documental y dando ingreso solamente a documentación definitiva.

Así mismo establecer un sistema por el que la documentación no archivística se registre en el sistema como otros tipos documentales, o como parte del fondo documental en una sección de bibliografía y multimedia de la Universidad. En definitiva todo documento generado en cualquier oficina de esta Universidad, sea material archivístico o no siempre quedaría registrado, en pro de un control exhaustivo y completo de toda la producción documental de la Universidad en su conjunto.

2. Organización del fondo documental

2.1. Clasificación de documentos

La documentación se clasificará en secciones documentales y subsecciones, siguiendo la línea esquemática del Cuadro de Clasificación.

2.2. Ordenación documental

El fondo documental se dividirá por clases y tipos documentales. La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en el soporte.

Los documentos se unen en grupos documentales, que a su vez se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.

2.3. Numeración o signatura

Paralelamente al proceso anterior la documentación se numera o signa como unidades archivables, agrupándose por expedientes. El código es numérico y correlativo, diferenciando entre material de archivo y material no de archivo, y está vinculado a un código cronológico de día, mes y año.

La anulación de un registro es potestad única del archivo, y cada anulación deberá ir acompañada de un informe justificativo. En caso de anular el registro a favor de otro, se asignaría una referencia cruzada además del informe justificativo.

2.4. Proceso técnico y descripción documental:

El proceso técnico y la descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares: listas de remisión, inventarios, guías, índices, etc. y principalmente a través del catálogo.

Los instrumentos de descripción permiten un correcto acceso y gestión administrativa de toda la documentación, facilitando enormemente la resolución de trámites administrativos y toma de decisiones.

Con estos instrumentos se realizan además estudios de identificación y valoración de las series documentales con vista a su conservación y acceso.

3. Transferencias de documentación

Al tener numeradas tanto las piezas documentales como los expedientes se generan los oportunos inventarios de los fondos clasificados y ordenados, anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos, contenido, fechas y signatura, el número de folios y fecha de transferencia o, en su caso, eliminación, generando las correspondientes tablas de plazos de transferencia y conservación documental. Todo el sistema debe contar con sistemas de alerta que garantizcen los plazos de transferencia.

4. Administración de documentos

Consiste en colocar en el espacio físico las unidades archivables (cajas o expedientes ) e instrumentos descriptivos. El orden numérico de los estantes y unidades documentales se ajustará a la numeración dada por el sistema, conforme la estructura orgánica al momento de archivar según el cuadro de clasificación.

Todos los estantes y anaqueles deben estar debidamente etiquetados para la efectiva localización de los fondos, evitando los espacios vacíos. En definitiva hay que garantizar un perfecto orden y aprovechamiento de espacio en los anaqueles.

5. Accesibilidad la documentación

Toda la documentación con vigencia legal es consultable a efectos del interesado, o bien conforme la jerarquía de acceso al resto de la comunidad universitaria según los protocolos de confidencialidad documental. Para usuarios foráneos siempre se requerirá una autorización exceptuando la documentación pública que emana de la aplicación de la legislación de transparencia y buen Gobierno, entre otras.

El archivo debe contar con espacios físicos y recursos informáticos para garantizar dicha accesibilidad. También, deberá con un registro para la evaluación estadística de usuarios del archivo, así como de un libro de visitas, y con los medios técnicos necesarios para la reproducción de los documentos (principalmente en soporte electrónico).