Nada puede eliminarse si no es conforme al procedimiento establecido, en caso de dudas deberá pedirse asesoramiento al Archivo Universitario.
Incluso aunque se haya realizado copia digital de los documentos. Es lo que dice la legislación básica al respecto, el art. 30.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos: "En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan". Es decir, que la propia Ley que faculta la eliminación de los originales de los que se ha efectuado copia digital, remite a la Administración Pública competente establecer las condiciones en que se ha de regular esta eliminación.
En el caso de la Universidad de Huelva nos remitiremos a la Ley 7/2011 de 3 de noviembre de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía:
La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre protección de datos de carácter personal. Para ello se utilizará una máquina destructora. En caso de duda se recurrirá al servicio de destrucción segura del Archivo Universitario.