La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de las distintas oficinas de los Servicios, Centros, Departamentos, etc. al Archivo Universitario, que se hace cargo de su gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta.
Una adecuada gestión documental contribuye al enriquecimiento del patrimonio documental de la Universidad a largo plazo. El Archivo Universitario es la unidad administrativa responsable de garantizar la organización, accesibilidad, tratamiento y difusión del patrimonio documental de la Universidad.
Las transferencias deberán acordarse con el Archivo Universitario, concretándose qué fecha tiene asignada cada oficina para enviar la documentación, o en su caso acordar una diferente. Los encargados de preparar la documentación para transferirla al Archivo deberán ser los responsables del archivo de oficina o en su caso conocedores de la documentación.
Es importante saber que documentos no se transfieren al Archivo, y serían aquellos documentos que si bien, ayudan a la gestión administrativa, su valor es meramente informativo y a corto plazo. Son documentos que no testimonian la actividad de la Universidad y no forman parte de su Patrimonio Documental. Tienen las siguientes características: