“El Archivo Universitario es una unidad funcional que reúne el conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes órganos universitarios, organizados y conservados para la información y gestión administrativa, para la investigación y para la cultura. Se constituye como un servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la Universidad. […]”.

El Archivo de la Universidad de Huelva inicia su actividad en enero de 2015 como servicio universitario que tenderá a la integración de todos los fondos documentales generados, conservados o reunidos por la Universidad de Huelva en el ejercicio de sus funciones.

El Archivo Universitario deberá garantizar la transparencia de la gestión universitaria y el derecho de acceso a los documentos en el marco que reconocen la Constitución y las Leyes nacionales y comunitarias.

Como unidad funcional tiene como misión la recepción, tratamiento, organización, accesibilidad y difusión del patrimonio documental de la Universidad que resulte ser consecuencia directa de sus actividades administrativas, docentes e investigadoras, abarcando todas las etapas del ciclo de la evolución documental desde su propia creación, y con el fin de contribuir a la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa, satisfacer las necesidades de información en la toma de decisiones y cooperar en el avance del conocimiento, la investigación y la cultura.

El Archivo Universitario de Huelva está adherido al Código Deontológico de los Archiveros, aprobado por la Asamblea General del CIA en la 13ª sesión celebrada en Pekín, el 6 de septiembre de 1996.

Así mismo deberá trabajar para la aplicación de la Ley 11/2007 en materia de gestión de documentos, expedientes y archivo electrónicos, y la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas en la incorporación de las Normas Técnicas de Interoperabilidad entre las AA.PP. y con el ciudadano, y que afectan directamente a la gestión de documentos y archivos electrónicos.

La implantación de un Sistema Integral de Gestión Documental es un paso decisivo de cualquier organización dentro de su política de calidad y mejora continua, transparencia y buen gobierno, siendo el Archivo Universitario el que puede garantizar los métodos y técnicas para la implantación y evaluación de los sistemas administrativos, desde la creación o recepción de los documentos hasta su destrucción o conservación definitiva. Hay que poner en valor la importancia de la organización y conservación de la documentación.

La organización de los documentos, desde el momento de su creación, tiene como objeto la localización rápida y efectiva de la información buscada, aparte de garantizar la conservación de los documentos. Por tanto la organización pretende crear un Sistema de Gestión Documental, que tiene como objetivos:

• Clasificar:  identificar y agrupar los documentos por conceptos o asuntos concretos, reflejando las funciones generales y las actividades concretas de la administración universitaria, todo ello enmarcado en una estructura jerárquica reflejada en el Cuadro de Clasificación.
• Ordenar:  establecer un orden documental y situarlo en un espacio físico, sea analógico o electrónico, estableciendo una secuencia cronológica, alfabética o numérica.

En el ámbito de la administración universitaria coexisten diferentes sistemas de clasificación (los recursos humanos se dividen en grupos y niveles, el presupuesto utiliza un sistema de partidas y programas, la docencia se organiza por departamentos y estudios, etc.. No obstante, el sistema de clasificación debe ser uniforme para toda la institución, independientemente de la unidad en la que deba aplicarse, por lo que todas las unidades emplearán los mismos códigos y auxiliares descriptivos para clasificar los documentos.

El Cuadro de Clasificación será el eje principal y único que regirá toda la actividad organizativa y archivística en la Universidad.

Art. 185, cap. II: "De los Servicios Universitarios", tit. V "De la administración y los Servicios Universitarios"

1. Con independencia de los que posteriormente puedan ser creados, son Servicios Universitarios de la Universidad de Huelva la Biblioteca Universitaria, el Archivo Universitario,...

Que se desarrolla en el Art. 187:

1. El Archivo Universitario es una unidad funcional que reúne el conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes órganos universitarios, organizados y conservados para la información y gestión administrativa, para la investigación y para la cultura. Se constituye como un servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la Universidad.

2. Los fondos del Archivo Universitario están constituidos por un archivo de gestión que comprende toda expresión textual, en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, así como toda imagen gráfica o impresión sonora, recogida en un soporte material de cualquier tipo que constituya un testimonio de las actividades y de las funciones de la Universidad, exceptuando los producidos por los miembros de la comunidad universitaria en el ejercicio de sus actividades privadas o profesionales; la supervisión de esta documentación corresponde al Secretario o Secretaria General. Asimismo, formarán parte del Archivo Universitario los fondos procedentes de legados y donaciones de entidades, públicas y privadas, y de personas físicas; así como por cualquier otro método de ingreso.La estructura funcional del Archivo se concretará mediante un desarrollo reglamentario que especifique la transferencia documental y los encargados de su organización y supervisión.