La función básica del inventario, en cuanto instrumento de descripción, consiste en garantizar un acceso lo más rápido y eficiente posible a los documentos archivados.

El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si se trata de un expediente como de una agrupación de documentos referidos al mismo asunto. Es decir, identifica los expedientes que componen cada una de las series documentales con el propósito de acceder a los documentos más relevantes para una consulta específica.

Ante la necesidad de efectuar una búsqueda documental, el inventario ha de permitir obtener respuestas rápidas y precisas acerca de cuestiones puntuales. Asimismo ha de reflejar el contenido de cada expediente (el trámite o asunto específico al que hace referencia) y su localización física en el archivo.

La herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base de datos en la que cada expediente se halle descrito en los términos imprescindibles para garantizar una información suficiente. Esto permite un acceso selectivo a la información ya que la base de datos localizará los registros que respondan a una consulta determinada buscando la información por un solo campo o cruzando la información de diferentes campos.

El inventario se actualiza semestralmente, por lo que es recomendable hacer las pertinentes consultas al Archivo.