Organizar documentos
- Expedientes: son unidades organizadas de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es una unidad documental compuesta, siendo la unidad básica de la serie documental.
- Una serie documental es un conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente, es archivado, usado, transferido y conservado, o eliminado, como una unidad. Si hacemos una definición más sencilla, una serie es un conjunto de expedientes referidos al mismo trámite administrativo.
- Libros de Registro: son una reunión de documentos que no tienen relación uno con otro, sino que han sido agrupados sólo por su función de control.
- Carpetas de asuntos: no se inscriben en ninguna fase de tramitación, salvo la más simple, bajo la forma de "solicitud-respuesta". Puede considerarse un expediente breve si entendemos que cualquier solicitud dirigida a un órgano de la Administración inicia un expediente.
- Documentación varia: citaciones y convocatorias, documentación de órganos, etc.
Los expedientes finalizados y de consulta menos frecuente deben guardarse en carpetas y subcarpetas, que a su vez se guardarán en cajas de cartón de archivo definitivo que deberán llenarse sin llegar a estar apretadas, evitando dejar cajas semivacías hasta su transferencia al Archivo, de acuerdo con el calendario de transferencia o fecha acordada. Los expedientes deben guardarse en carpetas y subcarpetas de cartón y papel, y deberá evitarse la utilización de clips metálicos, grapas, plásticos y gomas.
La organización del archivo de oficina debe basarse en el Cuadro de Clasificación Documental de la Universidad en el que aparecen recogidas todas las series documentales generadas por las diferentes unidades administrativas. Además se debe tener clara y efectiva la ordenación de los documentos, que consiste en el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido, así podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:
- Ordenación cronológica: por fecha de inicio.
- Ordenación numérica: por número de expediente.
- Ordenación alfabética.
- Ordenación mixta: por fecha y número del expediente.
Es muy importante la señalización de la documentación para poder identificarla eficazmente, que contarán con los siguientes elementos identificativos:
Señalización de cajas: nombre de la oficina, título o concepto del expediente o serie, años de inicio y finalización, y número de orden de la caja.
Señalización de carpetas (incluidas en las cajas): nombre de la oficina, título o concepto del expediente, numeración en el caso que el expediente ocupe más de una carpeta, y descripción del contenido y otra información que se considera necesaria.