Es frecuente que en el momento de cesar en su actividad, o por un traslado de despacho, el profesorado deba realizar una selección de los documentos que ha ido acumulando a lo largo de su labor docente e investigadora, por lo que es preciso conocer las características de los documentos carácter particular al objeto de diferenciarlos de aquellos que corresponden al ejercicio de una función universitaria y que, si se trata de originales, deben conservarse en el Archivo.
El profesorado deberá atender a unas buenas prácticas para la organización y conservación documental: