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¿Qué documentación forma parte del patrimonio documental de la UHU?

Forma parte del Patrimonio Documental de la Universidad todo documento generado por cualquiera de los órganos de gobierno y administración, así como sus órganos de representación, departamentos, centros o institutos universitarios en el desempeño de sus funciones. Así mismo, se considerarán parte de su patrimonio todos los documentos adquiridos en el futuro por donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.

¿Qué es un documento de archivo universitario?

Se considera documento de archivo toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, analógico o digital, que son testimonio de las actividades propias de la Universidad en el cumplimiento de sus fines y que no formen parte del Patrimonio Bibliográfico.

Así mismo se considera documento de archivo todo aquel que, sin ser testimonio de las actividades propias de la Universidad, se considere patrimonio cultural merecedor de ser conservado.

¿Qué caracteriza a los documentos de archivo?
  • Los documentos de archivo forman conjuntos orgánicos que responden a la actividad de la oficina productora. Están relacionados con los que le receden y los que le siguen, tienen carácter seriado.
  • Son ejemplares únicos que reflejan la actuación o actuaciones para la esolución de un asunto. Son originales, o tratados como tales.
  • Testimonian las actividades de la Universidad en el cumplimiento de sus ines.
  • Son portadores de derechos y deberes de la Administración y los dministrados.
  • Son fuente primaria de información.
  • Tienen una serie de valores tanto primarios (administrativo, legal, iscal, jurídico) como secundarios (valor informativo e histórico).
  • Forman parte del Patrimonio Documental de la Universidad.
¿Qué es un sistema de gestión documental?

El sistema de gestión documental es el conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, y dirigidas a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación de los documentos, o a transferirlos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y lograr una gestión y accesibilidad eficiente y eficaz.

¿Qué son los documentos esenciales?

Los documentos esenciales de la UHU son los que garantizan su continuidad, pervivencia y actividad después de un desastre. Entre estos documentos se encuentran los Estatutos, las actas de los órganos de gobierno, las actas de notas de los estudiantes o las elecciones de los órganos de gobierno entre otros.

Aparte de los documentos esenciales se deben establecer todos los tipos documentales susceptibles de conservación conforme las correspondientes tablas de valoración.

¿Cómo se organizan los documentos electrónicos?

Los documentos electrónicos deben tratarse, en términos de clasificación y plazos de conservación, del mismo modo que la documentación en soporte papel u otros analógicos. Por lo tanto, esta documentación debe organizarse y tratarse de forma que se pueda garantizar su conservación y recuperación con un gestor documental.

¿Cómo me puede ayudar el servicio de Archivo en el desarrollo de las tareas diarias de la comunidad universitaria?

El Servicio de Archivo es la unidad transversal responsable de un control eficaz, eficiente y sistematizado de los documentos del patrimonio documental de la UHU, desde la creación de los documentos, la recepción y el mantenimiento, hasta su uso y difusión.

El Servicio puede proporcionar asistencia en las siguientes tareas:

  • Asesorando en la organización de los documentos, sea en soporte papel o electrónico, de las oficinas.
  • Gestionando la documentación de las oficinas según el cuadro de clasificación de la UHU.
  • Eliminar o conservar la documentación de las oficinas con los criterios establecidos en el Reglamento de Archivo y en las distintas normativas vigentes.
  • Transfiriendo la documentación de las oficinas al Archivo, colaborando así en la retirada de la documentación más antigua, evitando la acumulación de documentos, sean analógicos o digitales, de las oficinas.
¿A quién atiende el Archivo?

Nuestros servicios están dirigidos a los siguientes colectivos:

  • Personal Docente e Investigador de la UHU
  • Personal de Administración y Servicios de la UHU
  • Estudiantes de la UHU
  • Investigadores externos a la UHU
  • Ciudadanía en general que muestre un interés legítimo
¿Qué documentación está custodiada y accesible en el Archivo de la UHU?

Actualmente el Archivo de la UHU ha organizado y conserva el grueso de la documentación generada por la Secretaría General y la Fundación Universidad de Huelva. También custodia todos los convenios y acuerdos firmados por la Universidad en cualquiera de sus ámbitos, así como documentación dispersa de otros servicios, centros, resoluciones rectorales, vicerrectorados, etc.

En un futuro el Archivo debería custodiar y hacer accesible toda la documentación generada por la UHU, en cualquiera de sus ámbitos, e incluso ajenos que así se estipulase.

¿A dónde me debo dirigir para consultar documentación que no esté depositada en el Archivo?

En caso que la documentación no se encuentre depositada en el Archivo, ésta deberá consultarse en su correspondiente oficina productora.

¿Qué tipo de preguntas puedo realizar al personal del Archivo?

Cualquier tipo de información sea general o sobre los servicios, horarios, fondos, etc.

¿Por qué canales puedo realizar las preguntas puedo realizar al personal del Archivo?

Las preguntas y consultas se pueden realizar telefónicamente, mediante correo electrónico, vía web, o personalmente en las dependencias del Archivo. En la web del Archivo aparecen los datos de todos estos medios para poder contactar en todo momento.

¿Cuál es el tiempo de respuesta?

En términos generales las respuestas se realizan en tiempo real a un máximo de cuatro horas. En casos de consultas de especial complejidad, o por circunstancias excepcionales en la prestación del servicio de archivo (períodos vacacionales, procedimientos adicionales, etc.) la respuesta podría demorarse, ya que tendría carácter de diferida, no obstante siempre se realizaría en el menor período de tiempo posible.

¿Cómo se pueden consultar documentos?

Todos los documentos que han sido transferidos al Archivo están disponibles para ser consultados, no obstante esta consulta o acceso a la documentación está sometida a las limitaciones propias de su naturaleza, establecidas por la legislación vigente y la normativa interna de la universidad. Asimismo, el servicio de Archivo garantiza en todo momento el cumplimiento de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, y de las normas de conservación de los documentos según las tablas de evaluación documental.

Para realizar las consultas existen tres mecanismos:

  • Consulta en sala: se lleva a cabo físicamente en las dependencias del Archivo y el documento no se puede retirar físicamente.
  • Préstamo: el documento se puede retirar del Archivo durante un periodo determinado para su explotación. En cualquier caso, está expresamente prohibido que la documentación de la UHU salga de las propias instalaciones de la universidad.
  • Reprografía: se facilitará una reproducción del documento, generalmente en formato pdf, si bien se pueden facilitar en otros formatos.
¿Se necesita solicitar o poseer un carné de investigador o similar?

No se requiere un carné específico de archivo, tan sólo la identificación del usuario y, en su caso, una acreditación legítima para aquellos que no fuesen miembros de la comunidad universitaria de Huelva. La identificación de los usuarios se pueden realizar mediante DNI, TUO, carné de investigador, etc. El correo electrónico institucional de la UHU se sobrentiende como usuario identificado, ya que no deben emplearse por terceros, salvo que se haga un uso no legítimo del mismo.

¿Quién puede acceder a los depósitos de archivo de la UHU?

Por cuestiones de seguridad y protección tanto de datos personales como de información confidencial, únicamente el personal propio del servicio de Archivo puede acceder a los depósitos documentales, en caso de acceder personal autorizado u otros se realizará el correspondiente control con un registro de accesos.

¿Se pueden consultar o reproducir tesis?

Tanto las tesis, como los trabajos fin de grado o máster, u otros trabajos finales de expedientes académicos, no se encuentran depositados en el Archivo de la UHU como debieran.

En su caso nunca se prestarían, y para su consulta o reproducción siempre deberían contar con la autorización por parte del autor, en donde se expresará las condiciones de dicha consulta y/o reproducción.

¿Se pueden solicitar la reproducción o certificación de documentos?

Si se tiene derecho de acceso a la documentación, en principio también se tiene derecho a obtener copias y certificaciones la misma.

¿Se pueden solicitar sesiones de formación?

Sí, cuando el Archivo Universitario promocione actividades formativas, o de otra índole, se podrán solicitar sesiones de formación o similares.

En caso de no existir una oferta formativa y un usuario requiriese algún tipo de formación puede solicitarla a través del buzón de sugerencias o directamente al personal del Archivo.

¿Qué documentos se pueden eliminar y cuáles se pueden conservar?

El servicio de Archivo es el encargado de la eliminación segura o la conservación de la documentación siguiendo las normas establecidas.

No obstante, las distintas oficinas pueden eliminar la documentación que no tiene más valor que el informativo, tales como diarios oficiales, copias de documentos originales, minutas y borradores, diferentes tipologías documentales de publicidad, o documentación de apoyo, una vez se haya elaborado el informe, la memoria o el estudio correspondiente.

¿Se pueden realizar transferencias de documentos al Archivo de la UHU?

Si se desea transferir documentos desde una oficina hasta el Archivo de la UHU, debe rellenarse el correspondiente formulario de transferencia. En el formulario deben indicarse los datos básicos de la unidad, el número de unidades que se quieren transferir, el código de clasificación correspondiente, la descripción general de las unidades que se transferirán y las fechas extremas.