Proceso de regularización de cuentas

Desde el Vicerrectorado de Campus Sostenible y Transformación Digital, se está trabajando en el incremento y mejora de nuestras herramientas digitales y de inteligencia artificial. Recientemente se ha conseguido la inclusión de la comunidad universitaria de la UHU en el programa gratuito Google Workspace for Education. Permitirá usar la cuenta institucional (uhu.es) en el acceso a, p.ej., GDrive o GDocs, LMNotebook o Gemini, así como a recursos formativos específicos.

Para ello debemos de realizar un proceso de regularización de cuentas, para que la UHU pueda gestionar todas las cuentas que usan servicios de Google con la cuenta institucional. Esto es lo que Google denomina una "cuenta no gestionada".

Mediante un correo individualizado o en las próximas ocasiones que los propietarios de cuentas 'no gestionadas' accedan a un servicio de Google con la cuenta de la UHU y durante aproximadamente unos 30 días, se les ofrecerá un asistente que les guiará paso a paso en el proceso de transferencia o cambio de nombre.

Como puedes comprobar, se te ofrecen dos opciones:

  1. Transferir la cuenta a la UHU: Si la información que tienes en esa cuenta es principalmente académica o profesional, puedes aceptar la invitación para que la cuenta pase a ser gestionada por la Universidad.
  2. Ignorar la solicitud y renombrar tu cuenta personal más adelante: Si tienes fotos, suscripciones o archivos personales, podrás elegir cambiar la dirección de correo de esa cuenta personal por una nueva (tucuenta%uhu.es@gtempaccount) gestionada por Google. Tus datos personales seguirán contigo y la cuenta de la UHU quedará libre para tu uso oficial.

Solicitud de transferencia de cuenta

Situación Especial con store Google Play
La administración de los repositorios generados en Google Play NO se puede transferir a la cuenta institucional. Por lo tanto, si usas tu cuenta institucional para gestionar una app del store Google Play, deberás forzosamente entrar en el servicio y cambiar la cuenta asociada a una personal.

IMPORTANTE: En caso de no realizar este último procedimiento, se podría perder de forma definitiva la administración del repositorio.

Si decides transferir la cuenta, el proceso será muy sencillo y completamente transparente para ti. Se te mostrarán las ventajas de transferir la cuenta y se te pedirá una nueva confirmación.

Proceso de regularización de cuentas

Si decides actualizar tu cuenta, recibirás la confirmación de que tu cuenta Google, asociada a la cuenta uhu.es, pasa a ser gestionada por el Servicio de Informática y Comunicaciones (SIC) de la Universidad de Huelva.

Proceso de regularización de cuentas

A continuación intentamos responder a algunas de las dudas que te puedan surgir.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

Regularización de Cuentas Google UHU
1. ¿Qué es exactamente una "cuenta conflictiva"?

Es una cuenta de Google personal que creaste en el pasado utilizando tu dirección de correo de la Universidad (@uhu.es o @*.uhu.es). Al activar la Universidad su propia consola oficial de Google, existen "dos responsables" para la misma dirección: tú (como individuo) y la UHU (como institución). El proceso de regularización sirve para separar ambas identidades.

2. ¿Voy a perder mis archivos o correos actuales?

No. El proceso te permite elegir qué hacer con ellos:

  • Si decides cambiar el nombre de tu cuenta personal a una dirección no universitaria (ej. @gmail.com), todos tus datos se quedan en esa cuenta personal.
  • Si decides aceptar la invitación de la UHU, tus datos pasarán a formar parte de la cuenta institucional gestionada por la Universidad.
3. Tengo fotos personales y suscripciones en esta cuenta, ¿qué debo hacer?

Lo más recomendable es elegir la opción de "Cambiar la dirección de correo de mi cuenta personal". Google te guiará para que vincules esos datos a una cuenta de Gmail nueva o existente. De esta forma, tus fotos y suscripciones seguirán siendo tuyas y privadas, y tu correo de la UHU quedará "limpio" para el uso académico/profesional.

4. ¿La Universidad podrá ver mis archivos personales si acepto la migración?

Si aceptas que tu cuenta actual sea gestionada por la UHU, esta pasará a regirse por las normativas de uso institucional. Los administradores tendrán visibilidad técnica sobre la cuenta, tal como ocurre con el correo electrónico corporativo. Por ello, si tienes contenido estrictamente personal, te recomendamos separar las cuentas.

5. ¿Qué pasa si no hago nada?

Cada vez que inicies sesión en un servicio de Google (Drive, Documents), aparecerá un aviso recordándote que debes realizar el cambio. Tras un periodo de gracia, Google podría asignar un nombre temporal a tu cuenta personal (algo como usuario.uhu.es@gtempaccount.com) hasta que elijas una dirección definitiva. No perderás tus datos, pero el acceso será mucho más confuso.

6. ¿Tiene que pagar algo la UHU por la nueva cuenta de Google?

No. La licencia Google Workspace for Education Fundamentals es gratuita para toda la comunidad universitaria de la UHU y te da acceso a herramientas de colaboración e Inteligencia Artificial (Drive, Documents, Gemini, NotebookLM, etc.) dentro del ecosistema institucional.

7. ¿Puedo mover solo algunos archivos a la UHU y quedarme con otros?

El asistente de Google es de "todo o nada" para la cuenta actual. Sin embargo, una vez que hayas separado tus cuentas, siempre puedes compartir archivos desde tu cuenta personal a tu nueva cuenta oficial de la UHU usando la función "Compartir" de Google Drive.