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- Objetivo y ámbito de aplicación
La presente política tiene por objeto establecer el marco de uso aceptable de los servicios de Google Workspace for Education en la Universidad de Huelva, garantizando que su utilización se realice de forma segura, responsable y conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos personales, seguridad de la información y buen gobierno digital.
Este documento resulta de aplicación a toda la comunidad universitaria —estudiantes, Personal Docente e Investigador (PDI) y Personal Técnico de Gestión, Administración y Servicios (PTGAS)— así como a cualquier otro usuario autorizado que disponga de credenciales institucionales. Su finalidad no es únicamente limitar usos indebidos, sino también proporcionar criterios claros que permitan a los usuarios desenvolverse con seguridad jurídica y técnica en un entorno cloud institucional. - Servicios incluidos y modelo de despliegue
La Universidad de Huelva ha optado por una implantación progresiva y controlada de Google Workspace for Education, basada en la activación exclusiva de aquellos servicios necesarios para el cumplimiento de sus fines docentes, investigadores y administrativos.
En este contexto, los denominados servicios Core —principalmente Google Drive y las herramientas de edición colaborativa (Docs, Sheets, Slides)— constituyen el núcleo del servicio institucional. Estos servicios se encuentran cubiertos por el marco contractual suscrito con Google y ofrecen garantías reforzadas en materia de protección de datos.
Por el contrario, los llamados servicios adicionales de Google, que no están cubiertos por las mismas condiciones contractuales y pueden implicar tratamientos de datos con finalidades propias del proveedor, se mantienen deshabilitados con carácter general.
Se han habilitado exclusivamente determinados servicios académicos y de investigación, como Google Colab o Google Scholar, cuyo uso responde a necesidades específicas del ámbito universitario.
Cualquier eventual activación de estos servicios requerirá una evaluación previa de riesgos y una decisión expresa por parte de la Universidad. - Base jurídica del tratamiento
El tratamiento de datos personales derivado del uso de Google Workspace for Education se fundamenta en el ejercicio de las funciones públicas propias de la Universidad de Huelva, en particular en el ámbito de la educación superior, la investigación y la gestión administrativa. En consecuencia, la base jurídica principal es la prevista en el artículo 6.1.e del RGPD (misión en interés público), complementada por el artículo 6.1.b (ejecución de la relación académica o laboral) y, en su caso, por el artículo 6.1.c (cumplimiento de obligaciones legales).
Debe subrayarse que el uso de los servicios Core no se apoya en el consentimiento del usuario, evitando así posibles situaciones de desequilibrio entre la institución y la persona interesada. Esta precisión resulta especialmente relevante en entornos universitarios, donde el acceso a herramientas digitales forma parte inherente de la actividad académica o profesional. - Condiciones generales de uso y responsabilidad del usuario
El acceso y utilización de Google Workspace implica la aceptación de las condiciones establecidas en esta política. Los usuarios deben emplear estas herramientas exclusivamente en el marco de las actividades académicas, docentes, investigadoras o administrativas propias de la Universidad.
No está permitido el uso de la plataforma para fines ajenos a la actividad institucional, ni para la realización de actividades ilícitas, comerciales o que puedan vulnerar derechos fundamentales de terceros. Asimismo, queda prohibido cualquier uso que pueda comprometer la reputación o la seguridad de la Universidad.
Desde el punto de vista de la protección de datos, el usuario asume un papel activo como primer garante del uso adecuado de la información. En este sentido, deberá evitar la introducción de datos personales innecesarios, información sensible o contenidos confidenciales, especialmente cuando no exista una base jurídica que legitime su tratamiento.
El principio de minimización de datos, junto con una gestión responsable de los permisos de acceso y compartición, debe guiar en todo momento el uso de estas herramientas. - Derechos de las personas interesadas
La Universidad de Huelva garantiza el ejercicio de los derechos reconocidos en la normativa de protección de datos, incluyendo los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad.
El ejercicio de estos derechos se realizará a través de los canales institucionales habilitados, siendo la Universidad, como responsable del tratamiento, la encargada de atender las solicitudes, incluso cuando los datos estén alojados en infraestructuras gestionadas por terceros como Google. - Clasificación de la información y uso permitido
Con el fin de facilitar una correcta gestión de la información, la Universidad adopta un modelo de clasificación basado en niveles de sensibilidad. Los datos de carácter público o académico general pueden ser tratados con normalidad en los servicios Core. Sin embargo, la información de carácter interno deberá manejarse con cautela, limitando su acceso a los usuarios autorizados.
Por el contrario, no deben incorporarse a la plataforma datos personales sensibles, información especialmente protegida ni contenidos confidenciales, tales como evaluaciones no publicadas, datos de salud o proyectos de investigación no divulgados, salvo que exista una habilitación expresa y se adopten las medidas de protección correspondientes. - Transparencia, transferencias internacionales y responsabilidad proactiva
Google actúa como encargado del tratamiento, mientras que la Universidad de Huelva mantiene la condición de responsable. El tratamiento de los datos se rige por el Cloud Data Processing Addendum (CDPA) suscrito con Google Cloud EMEA Limited.
Si bien Google declara el cumplimiento del RGPD, debe tenerse en cuenta que el uso de servicios cloud puede implicar transferencias internacionales de datos, particularmente a Estados Unidos. Estas transferencias se amparan en mecanismos jurídicos como las Cláusulas Contractuales Tipo (2021) y el Data Privacy Framework (DPF).
No obstante, la Universidad reconoce que estos mecanismos presentan limitaciones estructurales identificadas por las autoridades europeas de protección de datos. En consecuencia, la decisión de implantar estos servicios se ha adoptado de forma consciente, documentada y basada en un análisis de riesgos previo, aplicando medidas organizativas y técnicas compensatorias conforme al principio de responsabilidad proactiva. - Seguridad, control y supervisión
La Universidad se compromete a implementar un conjunto de medidas técnicas y organizativas orientadas a garantizar la seguridad de la información, incluyendo autenticación multifactor, gestión centralizada de identidades, cifrado de datos y monitorización de accesos.
Asimismo, podrá realizar auditorías periódicas del uso del sistema y de su configuración de seguridad, con el fin de verificar el cumplimiento de las políticas establecidas y detectar posibles usos indebidos. - Formación y concienciación
Conscientes de que la seguridad y la protección de datos dependen en gran medida del comportamiento de los usuarios, la Universidad promoverá acciones de formación y sensibilización dirigidas a toda la comunidad universitaria.
Estas acciones incluirán guías de buenas prácticas, formación específica en entornos cloud y recomendaciones para el uso seguro de herramientas digitales. - Conservación y eliminación de datos
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades que motivaron su recogida. Las cuentas institucionales permanecerán activas mientras exista vinculación con la Universidad.
Una vez finalizada dicha relación, se iniciará un proceso de desactivación y eliminación de la cuenta, respetando los plazos establecidos y garantizando la supresión efectiva de la información en los sistemas del proveedor. - Aceptación y responsabilidad
El uso de Google Workspace implica que el usuario declara conocer y aceptar las condiciones establecidas en esta política, asumiendo la responsabilidad derivada de su uso.
El incumplimiento de estas normas podrá dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias conforme a la normativa universitaria vigente.
